Teams zijn daar waar zaken gedaan worden. Of het nu om een team binnen één afdeling gaat, een interdisciplinaire of interdepartementale groep, een team in contact met externe partijen zoals aannemers of klanten; het gaat allemaal om mensen die samenwerken om succes te creëren.
En toch werken niet alle teams effectief samen. Sommige groepen lijken moeiteloos hecht samen te werken, terwijl in andere conflict en strijd de norm lijken te zijn en de werkzaamheden met horten en stoten vorderen. Wat is de reden van dit verschil? Wat maakt een team effectief, en nog belangrijker, hoe kunnen medewerkers leren om teams te vormen die excelleren in plaats van verstrikt te raken in tegenstrijdigheden?
Laat ik beginnen deze vraag te onderzoeken met een korte beschouwing van wat een goed team eigenlijk is en wat een team effectief laat functioneren. Dan zal ik een reeks vaardigheden benoemen die, wanneer ze overgenomen worden, tot de kenmerken van effectief samenwerken leiden.
Effectieve team
Wat betekent ‘effectief' samenwerken eigenlijk? Terwijl er verschillende definities bestaan, verwijs ik naar een groep mensen die hecht met elkaar samenwerken en voortreffelijke resultaten bereiken. In de zakenwereld tellen immers resultaten. Hoewel veel benaderingen zich richten op het stellen van doelen en het bereiken ervan, zijn interpersoonlijke vaardigheden belangrijk om ervoor te zorgen dat het team hecht samenwerkt om de gestelde resultaten te bereiken.
Interpersoonlijke vaardigheden worden in het bedrijfsleven vaak ‘soft skills' genoemd. Ofschoon deze term de vaardigheden tekort doet, erkennen steeds meer werkgevers en teamleiders dat soft skills belangrijk zijn. Maar liefst driekwart van de leidinggevenden denkt dat deze vaardigheden nog belangrijker zijn dan beroepsspecifieke (zogenaamde 'harde') vaardigheden. Echter, ook hier bestaat een kloof, omdat veel verantwoordelijken en organisaties de ontwikkeling van vaardigheden en hun scholingsaanbod richten op de beroepsspecifieke en niet op de interpersoonlijke communicatieve vaardigheden en op samenwerken.
De meeste mensen leren hun eerste sociale communicatieve vaardigheden op de kleuterschool waar hen werd geleerd hoe je braaf in de zandbak hoorde te spelen. Er bestaat een maatgevende veronderstelling dat, als je die vaardigheden op de kleuterschool hebt geleerd, je ook nu nog goed met anderen blijft spelen. Maar zoals sommige managers weten, ontbreken bij een team vaak de interpersoonlijke vaardigheden om effectief te kunnen zijn.
Gelukkig wordt er steeds meer onderzoek gedaan naar wat een team effectief maakt en naar de vaardigheden die er het meest toe doen. Patrick Lencioni bijvoorbeeld heeft uitgebreid geschreven over teams, zowel wat hen laat functioneren en wat niet. Hij identificeert vijf disfunctionele kenmerken bij een team:
- afwezigheid van vertrouwen,
- angst voor conflicten,
- gebrek aan inzet,
- vermijding van verantwoording,
- onoplettendheid bij de resultaten.
Hij oppert dat bemoediging bij het vragen om hulp, het toegeven van fouten en het nemen van risico's bij het geven van feedback, enkele kenmerken van een effectief presterend team zijn.
Recent onderzoek bij Google wijst in een vergelijkbare richting waaruit blijkt dat effectief presterende teams uitblinken door de onderlinge omgang van de mensen. De beschikking over een juiste set gedragsnormen maakt teams effectiever in het samenwerken en in het bereiken van hun doelen omdat deze normen een gevoel van psychologische veiligheid creëren. Mensen gaan er vanuit dat ze interpersoonlijke risico's kunnen nemen en hun mening kunnen uiten zonder vrees voor schaamte of afgewezen worden. Kenmerkend voor interacties tussen teamleden zijn respect en vertrouwen. Welke normen hebben de onderzoekers kunnen identificeren?
- Ten eerste: Mensen willen het podium ongeveer gelijkelijk delen, zodat iedereen in het team een bijdrage kan leveren waardoor de collectieve intelligentie toeneemt.
- Ten tweede: Mensen vertonen sociale gevoeligheid; ze voelen aan hoe anderen zich voelen op basis van non-verbale signalen. Met andere woorden, ze leven mee.
Met een steeds groter wordende werkdruk binnen teams of bij het samenwerken loont het dus om aandacht te besteden aan de vaardigheden die effectieve samenwerking mogelijk maakt.
Samen met co-auteur Juli Stiles schreef Ike Lasater in 2006 de eerste versie van Woorden die werken op de werkplek. In sommige opzichten was het boek zijn tijd vooruit, zoals wellicht ook alles over Geweldloze Communicatie. Effectief samenwerken op de werkplek is het werkboek bij Woorden die werken op de werkplek.
