Hoe heeft u iedereen meegekregen voor dit project?
Het begon ongeveer drie jaar geleden aan de lunchtafel bij TG. Hoewel de adviseurs bij TG op vele vlakken actief zijn, merkten we tijdens de gesprekken aan tafel dat de vragen van onze klanten een zekere overlap vertoonden. Samenwerken, alliantiemanagement, procesmanagement, omgevingsmanagement het bleken allemaal termen voor het oplossen van dezelfde soort vraag: hoe kan ik succesvol met andere organisaties samenwerken. Voor het beantwoorden van die vraag maakten we allemaal gebruik van modellen en het leek ons een goed idee om de modellen die we gebruikten met elkaar te delen. We zijn toen op een ochtend bij elkaar gaan zitten en al snel lagen er hele goede en bruikbare modellen op tafel, waar we enorm door gestimuleerd werden. De voortgang die we boekten, gaf echt een kick, we dachten echt: dit helpt. Aanvankelijk hadden we het plan om van die ideeën een soort syllabus te maken voor intern gebruik, maar de oogst was zo goed dat we publicatie wel aandurfden. Al zit er natuurlijk nog een hele weg tussen een eerste selectie van goede modellen voor succesvol samenwerken naar het modellenboek. Gelukkig dacht de uitgever, die er een prachtig boek van heeft gemaakt, er net zo over.
Daarbij is het natuurlijk een leuk gegeven dat er zoveel verschillend mensen hebben meegewerkt aan een boek met samenwerken als thema.
Ja, dat klopt. Toen ik met dit project begon werkte ik nog niet zo lang bij TG. Het bood mij dus een ideale kans om in hoog tempo het bedrijf beter te leren kennen en te profiteren van de kennis van mijn collega’s. Eigenbelang is een belangrijke drijfveer voor samenwerking, je kunt dus stellen dat dit boek heel nauw aansluit bij de praktijk, zowel wat betreft de totstandkoming, als de inhoud. Alle voorbeelden die we aandragen, alle vragen die we aan de orde stellen, zijn rechtstreeks gebaseerd op wat wij dagelijks te horen krijgen. Een goed voorbeeld zijn de tien sleutelvragen die helemaal voorin het boek zijn opgenomen. Dat zijn de vragen die opdrachtgevers het vaakst aan ons stellen. Aan de sleutelvragen zijn modellen gekoppeld die je helpen een antwoord te vinden op de sleutelvraag.
Hoe definiëren jullie samenwerking precies?
Samenwerken vraagt om de moed een deel van je autonomie op te geven in de verwachting dat je dat uiteindelijk meer oplevert. Hierbij spreek van je samenwerken wanneer partijen duurzaam een relatie aan gaan, maar wel met de intentie dat het niet permanent is als het vooraf gestelde doel is gehaald, moet de samenwerking kunnen stoppen. Daarnaast is een belangrijk kenmerk dat niet één van de partijen de machtigste is. De macht ligt in het midden en gezamenlijke besluitvorming is dus essentieel.
En wat zien jullie als de grootste hindernis, in de praktijk?
Het klinkt misschien vreemd, maar bij samenwerking is het heel belangrijk om je eigen belang goed in de gaten houden, en daar ook heel duidelijk over te zijn. Zowel binnen het Rijnlands model van overleg en draagvlak als het Angelsaksische model, dat vaak sceptischer tegenover samenwerken staat, is het cruciaal om daar open over te zijn. Je werkt samen omdat je ervan overtuigd bent dat je je doelen eerder bereikt door samen te werken dan wanneer je het zelf moet doen of ontwikkelen. Samenwerken levert niet veel meer op zodra je niet meer weet waarom je samenwerkt, dat leidt tot maar tot spraakverwarring en schijnsamenwerking. Als je je eigen doelen niet scherp op jet netvlies hebt, is samenwerken zonde van de tijd, het geld en de moeite. Daarnaast moet je ervoor zorgen dat de partijen elkaars belangen kennen bij het samenwerkingsverband. Als er niet open kaart wordt gespeeld of partijen op meerdere borden schaken, wordt succesvol samenwerken erg moeilijk. Vertrouwen is essentieel, je moet erop kunnen vertrouwen dat je openhartig en vrijuit kunt spreken. En als de samenwerking eenmaal op de rails staat: heb dan vertrouwen in de afspraken en kom die van jou na.’
Welk model zou u aan hieraan koppelen?
Zelf werk ik altijd graag met het model van de netwerklogica. Het doel hiervan is de partijen ervan te doordringen dat samenwerking op de lange termijn de meeste kans van slagen wanneer ze elkaars achterliggende belangen kennen. En hierbij merk je dat wat de één uit het samenwerkingsverband wil halen een ander vaak wil brengen. Dat geeft heel veel lucht en energie en werkt heel erg goed in de eerste fase van het samenwerkingsproces. Een andere goeie is het kompas, dat het proces van samenwerken weergeeft in vijf stappen. Dat model is heel goed om het belang van elke stap aan te tonen, en laat bijvoorbeeld zien dat partijen vaak veel te snel naar de uitvoering en vormgeving van de samenwerking willen, zonder een goede verkenning te hebben uitgevoerd.
Vormgeving, verkenning; wat bedoelt u daar precies mee?
Ik bedoel dat partijen heel snel beslissen dat hun samenwerkingsverband moet worden geregeld met een joint venture, met een kantoor daar en daar, een manager aan het hoofd enzovoort. Zonder dat ze goed gezamenlijk hebben bepaald wat de kans is die ze met de samenwerking willen pakken, welk probleem ze willen oplossen én welke oplossingen daar dan bij passen. Wanneer het gesprek over het doel van het samenwerkingsverband slechts gaat over de vorm en het management het niet meer de vraag of de samenwerking klapt, maar wanneer. Het modellenboek is een bladerboek. Ik wilde de modellen zo duidelijk en overzichtelijk mogelijk presenteren, daarom zijn alle modellen ook in hetzelfde format gegoten. Het zijn er 40 geworden omdat het boek in vier onderdelen uiteenvalt waar ik steeds tien modellen bij wilde hebben. Natuurlijk geloof ik in de bruikbaarheid van de modellen, maar tegelijk schrijf ik ook in het boek dat modellen slechts een hulpmiddel zijn bij complexe vragen. Een model is geen beschrijving van de werkelijkheid, slechts een bril of handvat om naar de werkelijkheid te kijken. Een model hebt om op het juiste moment, op een passende wijze de goede onderwerpen te bespreken. Eigenlijk zijn de 40 modellen in Eerste hulp bij Samenwerken dat ook 40 manieren voor een goed gesprek.
Welk model vindt u het beste?
Dat verschilt per situatie en per samenwerkingsvraagstuk, moet ik zeggen. Maar het kijkglas heb ik samen met Wilfrid Opheij en Edwin Kaats binnen TG ontwikkeld. Hiermee hebben we de ROA publicatieprijs mee gewonnen en daar ben ik wel extra trots op.
Over Erik de Vries
Erik de Vries is freelance journalist.
