Zo organiseer je een event

De zes stappen van een event 8

Stap 0 Inleiding project- en eventmanagement 11
0.1 Evenementen 11
0.2 Soorten evenementen 12
0.3 Een evenement is een project 16
0.4 Kenmerken van een project 16
0.5 Wat maakt een project bijzonder? 19
0.6 Een succesvol event 20
0.7 Een event in stappen 24
0.8 Zes-stappenplan 24
0.9 Belangrijke beslissingen bij een event 25
0.10 Evenementen en ethiek 26
0.11 Aan de slag! 31
0.12 Gebruik van kunstmatige intelligentie 33
0.13 Hulpmiddelen 35
0.14 TO DO lijsten in dit boek 35
Extra opdrachten 37
Praktijkoefeningen 38

Stap 1 Start het event 41
1.1 Aanleiding voor het event 42
1.2 Initiatiefnemer van het event 44
1.3 Ideeën voor een evenement 44
1.4 Van aanleiding tot event 46
1.5 Rol en taak van de opdrachtgever 49
1.6 Verzamelen van informatie 53
1.7 Intakegesprek met de opdrachtgever 54
1.8 Interview met belanghebbenden 57
1.9 Eventdoelen en financiën 58
1.10 Opbouw van een eventvoorstel 59
1.11 Opbrengsten en kosten: de begroting 65
1.12 Posten op de begroting voor een evenement 68
1.13 Scenarioanalyse 70
1.14 Haalbaarheid van het evenement 70
1.15 Besluit nemen: wel of geen event? 75
1.16 Opdrachtgever besluit tot een evenement 75
1.17 De eventmanager 76
Extra opdrachten 80
Praktijkoefeningen 81

Stap 2 Organiseer je team 85
2.1 Formatie van het eventteam 85
2.2 Andere betrokkenen bij het event 88
2.3 Communicatie van het evenement 91
2.4 Event start-up-vergadering 93
2.5 Praktisch samenwerken 94
2.6 Eventarchief 97
Extra opdrachten 100
Praktijkoefeningen 101

Stap 3 Stel het eventplan op 103
3.1 Eventplan 103
3.2 Hoofdstukken van het eventplan 104
3.3 Achtergronden van het event 106
3.4 Evenementbeschrijving 107
3.5 Taken en tussenresultaten 108
3.6 Kwaliteit 111
3.7 Eventorganisatie 112
3.8 Planning 113
3.9 Begroting van het evenement 116
3.10 Risico’s en randvoorwaarden 117
3.11 Goedkeuring van het eventplan 119
Extra opdrachten 121
Praktijkoefeningen 121

Stap 4 Bereid het event voor 123
4.1 Communicatieplan 124
4.2 Promotie via een promotieplan 125
4.3 Social media 132
4.4 Uitnodigingen voor het event 136
4.5 Kaartverkoop 138
4.6 Toegang tot het evenement 141
4.7 Bereikbaarheid en parkeren 141
4.8 Vervoer 142
4.9 Openen en sluiten van het evenement 143
4.10 Inrichting locatie en decoratie 144
4.11 Inschakelen leveranciers 144
4.12 Techniek 145
4.13 Catering 146
4.14 Veiligheid en veiligheidsplan 149
4.15 Medische verzorging 153
4.16 Fondsen werven: sponsoring, donaties en subsidies 153
4.17 Werven vrijwilligers via de 5 B’s 155
4.18 Financiën 157
4.19 Verzekeringen en vergunningen 159
4.20 Draaiboeken 161
4.21 Inhoud van het draaiboek 162
4.22 Aandachtspunten bij een online event 166
Extra opdrachten 170
Praktijkoefeningen 171

Stap 5 Voer het event uit 173
5.1 Communicatie 173
5.2 Voer het draaiboek uit 174
5.3 Leidinggeven tijdens een evenement 175
Extra opdrachten 177
Praktijkoefeningen 177

Stap 6 Handel het event af 179
6.1 Praktische afhandeling 179
6.2 Aandachtspunten online event 180
6.3 Evaluatie van het event 180
6.4 Sluiten van het eventdossier 182
6.5 Beëindiging van het event 183
Extra opdrachten 184
Praktijkoefeningen 185

Bijlage 1 186
Bijlage 2 188
Bijlage 3 189

Literatuur 190
Over de auteurs 192
Register 193