‘Ben ik in beeld?’ – Actueler dan actueel

Videoconferencing, ook een nieuw normaal

Wat heet, er waren genoeg mensen die van de ene op de andere week hun dagen gevuld zagen met wel vijf tot tien videoconference calls per dag. En daar op social media in eerste instantie hoog van opgaven. Want nieuw en dus interessant, maar dat verdween al snel naar de achtergrond omdat heel veel mensen te maken kregen met videoconferencing. Het bijzondere werd al snel normaal. Alhoewel normaal? Wat voor de een nieuw normaal en vanzelfsprekend was, was dat voor een ander totaal niet. Her en der zag je, vooral in social media, want echt bij elkaar komen mocht natuurlijk nog niet, discussies ontstaan over de voors en tegens van het videoconferencing.

Miep miep

En juist op die discussies haakten beide auteurs Gijs Weenink en Richard Engelfriet vervolgens bliksemsnel in met hun boek Ben ik in beeld? over online overleggen, vergaderen en presenteren zonder gedoe. Normaal gesproken kost het produceren van een nieuw boek minimaal zes maanden en dan nog is dat heel snel. Dat heeft simpelweg te maken met het bedenken van een onderwerp, de voorbereiding van en het daadwerkelijke schrijven, de redactie en de productie van het boek. Het feit dat dit boek sinds 23 mei verkrijgbaar is, verdient daarom alle complimenten. Zowel voor de beide auteurs als voor de mensen van uitgeverij Haystack die met een roadrunner-achtige snelheid (miep miep) dit boek hebben geproduceerd.

Voor en tegen, lekker overzichtelijk

Zowel Gijs Wenink als Richard Engelfriet staan als erkend debater respectievelijk dagvoorzitter bekend om hun rappe tong en dito denksnelheid. Daarnaast hebben zij een of meerdere boeken op hun naam staan. Helemaal vreemd is het dus niet dat zij in staat waren hun gedachten over het onderwerp videoconferencing zo snel op papier te krijgen. Geheel in hun stijl doen ze dat in de vorm van, zoals zijzelf op de achterflap van hun boek melden, twaalf prikkelende stellingen. Iedere stelling komt terug in een apart hoofdstuk met een vaste opbouw: de voorstanders, de tegenstanders en de praktijk. Lekker overzichtelijk en mede daardoor makkelijk leesbaar. 

Vooral zelf blijven nadenken

Hoewel zowel de fictieve voorstanders en tegenstanders in dezelfde mate aan bod komen bij iedere stelling, merk je zelf al lezende vrij snel waar je voorkeur naar uitgaat. Je leest weliswaar argumenten van anderen, maar ongemerkt ‘noteer’ je in je hoofd wat je aanspreekt en wat niet. Dat heeft ongetwijfeld te maken met het gegeven dat het niet allemaal feiten zijn die je tegenkomt. Het zijn meningen en meningen hebben als voordeel dat je daar zelf ook weer een mening over kunt en mag hebben. Volg je me nog? Het boek wil vooral aanzetten tot zelf blijven nadenken en met elkaar, ja ook hier, over in gesprek gaan. Vooralsnog via videoconferencing, maar steeds vaker weer op de werkplek.

Back to the future

Dat we iets ‘moeten’ met videoconferencing is in de nu achter ons liggende periode duidelijk geworden. Dat dit boekje van Gijs Weenink en Richard Engelfriet daar een bijdrage aan kan leveren eveneens. Wonderlijk is het echter wel dat we deze discussie nu pas voeren. De techniek van het videoconferencing was namelijk al veel langer beschikbaar, maar werd nog niet breed toegepast. Een soort van ‘Back to the future’-gevoel. Net zoals het thuiswerken ook mondjesmaat (één, maximaal twee dagen per week) werd toegelaten. Iets met gebrek aan vertrouwen en daarom extra controle? Juist die boodschap van de auteurs lees je tussen de regels door: laten we de techniek van het videoconferencing op een efficiënte en slimme manier gebruiken maar dit niet dichttimmeren met protocollen en regelgeving. Laat het de medewerkers zelf en vooral samen uitvinden hoe dit het beste kan werken.

Werkt dit nu ook voor inkopers

Werk dit nu ook voor inkopers? In de praktijk blijkt dat veel inkopers bij internationale bedrijven vaak al bezig zijn met video en/of teleconferencing. Tot ieders tevredenheid want zoals de auteurs in hun boekje aangeven, fysiek vergaderen kost nu eenmaal relatief en absoluut veel meer tijd dan vergaderen op afstand. Voor overleg met hun interne klanten en leveranciers zou het voor inkopers prima moeten kunnen werken. Sprekers zijn in beeld, relevante teksten, spreadsheets en/of presentaties kunnen live worden getoond en aangepast. Iedereen die deelneemt kan zien wat men wijzigt en daar weer op reageren. Het vraagt alleen wat gewenning, extra concentratie, regievoering en de discipline om de agenda niet de hele dag te vullen met dit soort afspraken.  

Eindoordeel

Als je worstelt met het toepassen van videoconferencing bij je dagelijks werk en alle voors en tegens snel op een rij wilt hebben, moet je dit boekje aanschaffen. Het boekje (want niet meer dan 108 pagina’s) leest vlot weg. Het  biedt verder als voordeel dat je vooralsnog niet eerst met je collega’s in discussie hoeft te gaan. Met de meningen uit het boek kan je dat later, goed voorbereid, alsnog doen mocht je daar behoefte aan hebben. Beschouw het boekje Ben ik in beeld? alleen niet als een boekje over de techniek van. Het gaat meer over hoe mensen met videoconferencing omgaan en daarover naar elkaar toe kunnen communiceren.