‘Perfectie remt af’

Eerst even voor de duidelijkheid: in hoeverre ben jij de auteur van dit boek?

Ik ben honderd procent de bezorger ervan. Mijn doel was om het werk van Mark Samuel, waarmee hij nu al zo’n dertig jaar in de VS heel succesvol is, in een Nederlandse vorm te gieten. Ik werk er zelf inmiddels tien jaar mee en geef graag iedere leider en begeleider de mogelijkheid om Samuels methode in hun eigen aanpak toe te passen. Mark heeft mij dit boek cadeau gedaan – het bestaat al gewoon in het Engels – en ik heb er een hoofdstuk voorgezet om te duiden waarom ik dit ga doen en hoe het gekomen is. Ik heb er ook een hoofdstuk achter geplaatst omdat ik wil dat het een toepasboek is. Ik krijg veel vragen van mensen uit het vak die ontdekt hebben dat deze methode toch wel heel anders is dan ze gewend zijn en willen weten hoe ze die kunnen toepassen. Daarom zit er een stappenplan in waarmee je zelf aan de slag kunt.

Mark Samuel is in de VS blijkbaar een hele meneer. Hij wordt zelfs een thought leader genoemd. Hoe komt het dan dat wij in Nederland nog niet eerder met hem en zijn methode hebben kennisgemaakt?

Ik heb jaren geleden door toeval een relatie kunnen opbouwen met Steven Covey en die zette me op het spoor van Mark Samuel. Coveys zoon zou de marketing voor Samuels methode gaan doen, omdat zijn vader ervan overtuigd was dat dit de beste methode is om snelle doorbraken in organisaties te bewerkstelligen. Maar Mark wilde daar niet aan, omdat hij wars is van alles wat met marketing te maken heeft. Ik heb zijn licentie cadeau gekregen via een gemeenschappelijke vriendin uit Amerika. Wij hebben toen op basis van die methode een bedrijf opgericht, de Rainmen Group, waarna we vier jaar lang door hem gedrild zijn en met hem hebben samengewerkt. Toen merkten we pas hoe complex en moeilijk het is om de methode echt in de vingers te krijgen. Intussen hebben we haar al met succes toegepast bij een groot aantal bedrijven en organisaties In Nederland.

Je hebt jouw inleiding de titel gegeven: ‘Waarom iedereen van dit boek kan leren en daarmee gewenste resultaten kan bereiken.’ Wat houdt dat precies in?

Het aantal veranderingen dat op bedrijven afkomt en waarmee ze iets moéten doen, neemt toe. Die veranderingen hebben ook gevolgen voor houding en gedrag van medewerkers. Ik zie dat veel bedrijven grote moeite hebben om snelle prestaties te leveren, houding en gedrag te veranderen en samen te werken met verschillende belangen. De grote vraag is: als die drie-eenheid voorkomt, hoe kun je daar op een optimale manier mee omgaan? Ik noem dat overigens ‘doorbraakprojecten’. Daar gaat dit boek over. Die drie-eenheid geeft een hoop gedoe en stress. Daarvoor vind ik de methode van Mark, die ik vanuit de sportpsychologie goed ken, behoorlijk uniek in de tools die hij aanbiedt. Dus om jouw vraag te beantwoorden: voor het realiseren van ‘doorbraakprojecten’ is er geen betere methode.

De methode heet ‘B State Methode’. Ik neem aan dat die B staat voor Breakthrough, doorbraak?

Dat klopt, zij het dat ik het gebruik als in ‘van A naar B’. Maar het gaat inderdaad altijd om projecten waarin patronen moeten worden doorbroken, met name in onderling gedrag. De B State is een ambitie: waar willen wij over zes tot twaalf maanden staan, welke reputatie willen we dan bij onze klanten hebben? En als we daar gekomen zijn, hoe gaan we dan met elkaar om, anders dan nu? Hoe zien onze meetings er dan bijvoorbeeld uit, hoe informeren we elkaar? Dat laat ik ze visualiseren, want dat is belangrijk; in de wereld van de topsport doen ze dat ook. Mensen kunnen die B heel goed zelf formuleren, daar hebben ze nauwelijks begeleiding bij nodig. Ik haal daar vervolgens een aantal teamhabits uit en die laat ik in de eerste fase van een traject helemaal uitschrijven op een gedragsmatige manier. Heel concreet, zodat je het kunt filmen. Daarop moeten mensen dan uiteindelijk commitment geven.

Die teamhabits noem je de missing link om coördinatie in organisaties te verbeteren. Het zijn geen competenties, wat zijn het wel?

Teamhabits vertegenwoordigen de processen, het gedrag en de acties waar het team het over eens is. Het zijn de habits die optimaal bijdragen aan het behalen van de gewenste resultaten, gezien de omstandigheden en uitdagingen van de organisatie. Voor leiders gaat het daarbij om processen als hoe besluiten worden genomen, hoe problemen worden opgelost en hoe informatie wordt gedeeld. Je moet als leiderschapsteam bepalen wat de optimale manier is om deze belangrijke werkwijzen uit te voeren, anders laat je het aan ieder individu over om dat op zijn eigen manier te doen.

Je belooft dat de B State Methode sneller werkt en duurzamer resultaten oplevert. Dat noem ik lef.

Maar het is zo. Ik implementeer die habits in twee dagen en dat noem ik een cultuurverandering. Dat hoeft dus zeker geen drie tot vijf jaar te duren. Vervolgens moeten we die habits in drie tot zes maanden borgen, tot dat nieuwe gedrag normaal geworden is. Ik heb altijd vijfentachtig procent gedragsverandering op de door mij gemeten teamhabits, altijd. Of er moeten enorme problemen zijn op het gebied van veiligheid of vertrouwen. Dan ga ik geen teamhabits doen, maar doe ik team interactie afspraken. Dat zijn teamhabits met voorwaarden: wat zijn jouw voorwaarden om je aan de teamhabits te houden? Dat is een mooie stap richting meer uitvoeringsvertrouwen, dus het vertrouwen dat de ander de afspraken nakomt of de hulpvraag gaat stellen als het even tegenzit. Het is dus een kwestie van routines oefenen, net als in topsport. Om daarop tijdens een wedstrijd terug te kunnen vallen.

Ik heb nog wel een mooie anekdote ter illustratie. Een uitgeverij wilde dit manuscript eerst niet hebben. Toen heb ik gezegd: geef mij het grootste probleem dat jullie in de organisatie hebben en dat help ik je oplossen aan de hand van deze methode. Pas dan begrijp je waar ik het over heb, want dan zie je het gebeuren. Deze methode is een heuse paradigmashift, ook voor wetenschappers en andere managementauteurs.

Met welke problemen, uitdagingen of vragen kloppen leidinggevenden bij jullie aan?

Bovenaan staat ‘gedoe’. Meer concreet zijn het vrijwel altijd de volgende dingen waarbij ik moet helpen: vrijblijvendheid, stilstand en eilandjes weer bij elkaar brengen; dat laatste vooral. Dat levert het meeste op voor bedrijven. Eilandjes tussen teams, die met elkaar moeten samenwerken om ervoor te zorgen dat de klant krijgt wat hij verwacht. En ten slotte haal ik slachtoffergedrag en perfectie weg. Perfectie remt namelijk af. Wij gaan naar optimaliseren: geen perfecte plannen, maar zo snel mogelijk starten met imperfecte actie om momentum te krijgen, herstelplannen maken voor menselijke fouten, die voorkomen, en sturen op gedeeld eigenaarschap voor resultaatgerichte vergaderingen. Want daarin moet het gebeuren. In die meetings laat je accountability zien. Dat is geen kwestie van afrekenen. Ik breng met de B State Methode juist veiligheid, waardoor mensen de risico’s van nieuw gedrag durven te nemen.

Je hebt verteld dat je iedere leidinggevende deze methode gunt. Wanneer is je missie geslaagd?

Ik zou graag willen dat iedereen deze methode oppikt, met name op de grootste uitdagingen waarmee we in Nederland geconfronteerd worden, bijvoorbeeld de klimaatprojecten. Veel klanten vragen hierom, omdat ze het lastig vinden om houding en gedrag van mensen op dit belangrijke thema snel en duurzaam te veranderen. Hier kunnen kennis en ervaring met snelle gedragsverandering wel eens de hefboom zijn naar de gewenste resultaten.