77 werkvormen voor projectmanagement

Je kunt natuurlijk de meest gedetailleerde planning ooit maken. Misschien dat je project dan in de buurt van de deadline eindigt. Je kunt ook de zoveelste budgetteringstool installeren. Misschien dat je dan ook binnen acceptabele budgetoverschrijdingen blijft. Je kunt zelfs overwegen mensen in te delen naar kleuren, typen, of andere metaforen. Wellicht helpt het een beetje in het wederzijds begrip. Maar zelfs het meest helder geformuleerde project zal er geen succes door worden. Want elk project vindt plaats in een dynamische, complexe en weerbarstige omgeving. Tegen zoveel vaagheid en onvoorspelbaarheid is geen plannings-, budgetterings- of andere beheerstool opgewassen. Sterker nog: elke beheersmaatregel in een complexe omgeving heeft een averechts effect. Simpelweg omdat complexiteit niet te beheersen is en zijn eigen weg zal zoeken, dwars door kaders, voorgeschreven regels en procedures heen.

Om effectief te opereren in een complexe omgeving is een manier van werken nodig die de complexiteit accepteert en daarmee ‘dealt’, en hem niet probeert te verminderen, te beheersen of te overzien.

In mijn boek laat ik je eerst kennis maken met wat complexiteit nu eigenlijk is, met de chaostheorie en met chaordisch werken in projecten. Die manier van werken bereidt je voor op wat komen gaat (zonder dat je weet wat dat dan is). De complexiteit blijft, chaos wordt het toch wel, maar het komt erop aan hoe je je op die chaos voorbereidt. Daar geef ik je elf handvatten en 77 werkvormen voor. Houvast in de chaos. Orde in de chaos. Chaordisch dus.

Mijn favoriete werkvorm is nummer 25 ‘Vertrouwen in drie stappen’. Daar heb ik verschillende redenen voor. Ten eerste levert het werken op basis van vertrouwen veel tijd op. Je hoeft het werk van de ander tenslotte niet te controleren. Al die tijd kan ik besteden aan mijn eigen werk. Ten tweede leidt het samenwerken op basis van vertrouwen tot betere prestaties. Als ik mijn collega’s vraag aan te tonen wanneer en dat hun werk aan mijn verwachtingen voldoet, tonen ze het pas op het moment dat ze dat 120% zeker weten. Dus als ik hen vraag om een creatieve prestatie doen ze dat pas als ze echt heel erg creatief zijn geweest. Maar bovenal leidt vertrouwen tot vertrouwen. Als iemand mijn vertrouwen waard blijkt, gaat hij mij ook vertrouwen bieden. Mooi toch?

Werken op basis van vertrouwen is minder eng dan we veelal denken. Vertrouwen gaat niet over verdrinken in blauwe ogen en dan op hoop van zegen wachten op een goede afloop. Vertrouwen gaat over helderheid in communiceren over verwachtingen. Met werkvorm 25 doe je dat in drie stappen door het beantwoorden van een vraag: 1. Wat verwacht ik (van jou)? 2. Wat geef ik (jou aan condities en faciliteiten)? 3. Wat heb ik nodig (aan terugkoppeling).

Een andere favoriet die je morgen al kunt invoeren is nummer 11 ‘De gekleurde stoel’, een stoel in de werkruimte die het legitimeert te denken als ‘het doel’. Of nummer 37 ‘Het vlinderlogboek’, eentje die zo alledaags is dat het zonde is om het effect daarvan niet te gebruiken.

Elke werkvorm start met een beschrijving van wat er aan de hand kan zijn en wat er nodig is om dat vlot te trekken. Daarnaast geef ik bij elke werkvorm een moeilijkheidsgraad aan, de duur (van minuten tot continu in het hele project) en of je er een facilitator bij nodig hebt. Heel praktisch dus. Daarmee overbrug ik met dit boek de kloof tussen wetenschap (want de resultante van PhD-onderzoek) en praktijk (want beschreven in toepasbare werkvormen). En daarmee kan ook voor jou een einde komen aan het blijven doormodderen met een projectmanagementaanpak die niet geschikt is voor een complex project in een chaordische omgeving. Alhoewel werkvorm 20 ‘Doormodderen of kiezen?’ iets anders suggereert…

Nicoline Mulder is zelfstandig consultant op het gebied van projectmanagement en als docent/onderzoeker verbonden aan HKU | Hogeschool voor de Kunsten Utrecht. Ze is de auteur van 77 werkvormen voor projectmanagement.