Op menig bedrijfsvloer ging, decennia geleden, de vlag uit toen de eerste, topzware computers werden uitgepakt. Want daardoor zouden we efficiënter en slimmer gaan werken. En dus ook minder hard hoeven te werken. Na een aantal decennia is die hoop definitief vervlogen. Sterker nog, het is andersom: de meeste van de vijf miljoen kenniswerkers die Nederland telt, zijn slaaf geworden van diezelfde computer. En tel daar de smartphone bij op. De almaar aanzwellende brei aan mails, notificaties (pling!) en andere concentratie-verstoorders zorgt voor oplopende werkdruk en houdt ons steeds meer af van ons eigenlijke werk, signaleert tech-filosoof, schrijver en spreker Martijn Aslander. En daar worden we, ook letterlijk, steeds vaker ziek van. Ons gebrek aan digitale fitheid wreekt zich. Gevolg? Meer burn-outs, toenemende werkstress, afkalvend werkplezier. Maar deze trend is toch paradoxaal, gezien de enorme investeringen die organisaties in IT hebben gestoken? ‘Probleem is dat de focus altijd gericht is geweest op de T van technologie, en niet op de I van informatie', zegt Aslander. Hij verwijst naar onderzoek van Microsoft, waaruit blijkt dat een gemiddelde kenniswerker per jaar alleen al 240 uur kwijt is aan informatie terugzoeken. ‘En Joshua Foer schrijft in Het Geheugenpaleis dat we 320 uur per jaar kwijt zijn aan compensatie van hetgeen we zijn vergeten'. Bij elkaar dus een tijdsverlies van liefst veertien werkweken per jaar.
Schaamte met pijnlijke gevolgen
Maar dingen vergeten c.q. niet kunnen terugvinden, daar zou die computer ons nou toch bij helpen? Aslander: ‘Ja, dat was het idee. Maar we hebben ons informatiekapitaal in oude sokken gestopt! Zoals de mappen, submappen en documenten van Office 365. Dan heb je het over de kantooromgeving van de jaren zeventig, die we hebben verplaatst naar het scherm.' Mensen zijn bang voor hun computer, stelt Aslander. ‘Ondanks het feit dat ze er erg veel uren mee doorbrengen is er een groot ongemak. Of beter: schaamte. Dat zorgt voor verlegenheid, en verlegen mensen vragen nou eenmaal niet om hulp. Dat kan pijnlijke gevolgen hebben: zo leidde verkeerd gebruik van Excel in Engeland tot 1500 extra corona-doden, omdat men bij het contact-tracing programma van de National Health Service meer dan 20.000 besmettingen over het hoofd zag. Veel mensen gebruiken hun computer alleen maar als veredelde typemachine en laten het potentieel onbenut.' Het gemak waarmee managers en HR-afdelingen er volgens Aslander vanuit gaan dat iedereen zijn digitale werkgereedschap onder de knie heeft, is stuitend. ‘Naar schatting zestig tot zeventig procent van alle kenniswerkers, die allemaal dagelijks een computer gebruiken, weten bijvoorbeeld niet wat je kunt met de functie alt+tab, namelijk snel wisselen tussen verschillende programma's. Als bij dat gebrek aan digitale vaardigheden ook nog eens de psychologische veiligheid in een organisatie belemmerd wordt, heb je helemaal een probleem. En als mensen zich niet veilig voelen om voor dit soort zaken hulp en tips te vragen, snap ik wel dat een kwart van de medewerkers niet "engaged" is. Die hebben niet het gevoel dat ze een bijdrage leveren. Dat vreet aan hun motivatie. En dat leidt helaas tot toenemende uitval.'
Geef ruimte aan diep werk
Aslander zet een stap terug: het begint ermee dat al die kenniswerkers eigenlijk niet precies weten wat ze onder kenniswerk - een begrip dat managementgoeroe Peter Drucker al in de jaren vijftig introduceerde - moeten verstaan. ‘Daarbij komt dat mensen geen goed informatie-bewustzijn hebben, geen visie hebben op informatie. Ze doen maar wat. We organiseren informatie niet slim, maar nog steeds heel document-centric.' Door het verkeerde (of beperkte) gebruik van hun digitale werkgereedschap, samen met de toename van mails en notificaties, voelen steeds meer kenniswerkers dat hun geest overbelast raakt. ‘Maar omdat niemand hier over durft te praten, gaat de aandacht en het budget naar totaal andere aanpakken van de gevolgen ervan. Hoogste tijd om dit taboe te doorbreken', stelt Aslander. Geen wonder dat hij een warm pleitbezorger is van het boek Bevrijd! van de Amerikaanse wetenschapper Cal Newport, die al jaren pleit voor het ruimte geven aan ‘diep werk': geconcentreerd werk, waar je tijd en rust voor nodig hebt zodat creativiteit en origineel denken kunnen opbloeien. ‘Maar die staat van werken bereiken we zelden door de constante stroom aan communicatie. Newport beschrijft heel scherp dat we met z'n allen in een hyperactieve bijenkorf werken waarin we de godganse dag bloot staan aan een eindeloze reeks berichten, via vooral mail en social media. En dat we het eigenlijke werk dan maar doen in de randen van de werkdag', constateert Aslander. ‘Tel daarbij al die notificaties op onze computers en mobieltjes op, en het is niet meer dan logisch dat je nergens meer aan toe komt. Dat wil zeggen, aan echt kenniswerk waarvoor je een diepe concentratie nodig hebt. Dat gaat ten koste van onze productiviteit, creativiteit en uiteindelijk onze gezondheid.'
Laat anderen niet je werkdag bepalen
Kenniswerkers worden geleefd door de dagelijkse berichtendiarree en aandacht-vretende managers, schetst Aslander. Hij verwijst naar corporate antropoloog Danielle Braun, die stelde dat we vanouds nog steeds werken als primaten die in stammen werken en gewend zijn om naar een baas te kijken. ‘En die apenrots wordt geregeerd door oude mechanismen: een bericht uit de community, en zeker van je baas, kun je niet negeren. Dat is not done. Daarom hebben we continu dat knagende gevoel dat de mailbox leeg moet en dat we iedere notificatie even moeten checken. Vergeet niet, hoe vaker jij je mail checkt, des te meer bepalen anderen jouw werkdag. Al dat checken vergt veel opslagcapaciteit in onze prefrontale cortex, waardoor we ons minder goed kunnen concentreren op de diepe taken van ons werk. En heb je als kenniswerker een controlfreak als baas, die je twintig keer per dag stoort met vragen en opmerkingen, dan zorgt dat er geheid voor dat je helemaal niet meer aan je eigenlijke werk toekomt!'
Zorg voor digitale fitheid
Zijn conclusie is dan ook: Ons werk is stuk. Hoe reageren we daar op? Aslander: ‘Als rechtgeaarde calvinisten. We gaan nog harder werken, nog meer mailen, nog meer ruis veroorzaken. Daarmee verliest ons werk aan kwaliteit. Mensen die hard werken, worden moe en gaan korzelig communiceren. Als je vervolgens ook nog eens mails aan jezélf gaat sturen, als reminder, is dat toch echt de kanarie in de kolenmijn. Dan weet je zeker dat je verkeerd bezig bent.' Hoe vermijd je dit digitale drijfzand? Door, volgens Aslander, ‘digitaal fit' te worden, digitaal uithoudingsvermogen op te bouwen. Met twee co-auteurs legt hij nu de laatste hand aan een nieuw boek, waarin hij een framework lanceert met vijf pijlers (zie onderaan dit artikel), als handleiding om ‘Digitaal Fit' te worden en te blijven. Een van de sleutels: laat werknemers op teamniveau goede afspraken maken over welk digitaal werkgereedschap ze gebruiken, voor wat en op welke manier. ‘En liefst op basis van unanimiteit. Voer hier binnen het team iedere maand een inhoudelijk gesprek over en stel een digitaal werkmanifest op. Daarbij is het slim om, gegeven de toenemende snelheid van veranderingen, niets in beton te gieten, te gaan voor tijdelijke oplossingen die makkelijk zijn aan te passen en te verbeteren.' Voor deze attitude gebruikte Aslander in het boek Nooit af, dat hij schreef met Erwin Witteveen, de term ‘Permanent Bèta'. Daarbij heeft hij nog een welgemeend advies voor managers: ‘Val je teamleden niet te veel lastig, want medewerkers willen taak-autonomie; hoe meer die onder druk komt te staan, hoe groter de kans op een burn-out. Zoals Mathieu Weggeman terecht zei: je moet niet mensen managen, maar workflows.'
Stop met bingen, ga leren
Hoe lonend digitale fitheid kan zijn, illustreert Aslander als volgt: een van de ‘zegeningen' van corona is dat mensen meer dan ooit ‘scherm-moe' zijn. Volgens hem komt dat vooral omdat ze hun digitale werkgereedschap niet goed in de vingers hebben. ‘Hoe prettig is het dan als je veel van die scherm-uren kunt besparen door uitmuntende digitale vaardigheden en een dito hygiëne? Ik zit zelf hooguit een uur per dag achter mijn computer. De rest van de dag ben ik aan het lezen, bellen, wandelen. Mijn stelling is: als je vier dagen per week maximaal vijf uur per dag werkt, krijg je meer gedaan. Breinwetenschappers leren ons dat we hooguit drie uur per dag diep geconcentreerd en gefocust kunnen werken. Als kenniswerkers nou eens een paar avonden per week gaan leren over slimme systemen en het gebruik van digitaal werkgereedschap, in plaats van Netflix-series te bingen, vergaren ze in rap tempo wat ik noem informatiekapitaal. Ik heb onderzoek gedaan onder ambtenaren. Van hen gebruikt 98 procent Outlook; maar slechts vier procent van deze groep heeft zich bekwaamd in de mogelijkheden ervan... de rest mist van alles. Daar snap ik dus helemaal niks van. Je volgt wel een dure cursus Ontdek je innerlijke Passie of Dienend Leiderschap, maar ondertussen werk je meerdere uren per dag met een verkeerd programma of een programma waarvan je de mogelijkheden niet of nauwelijks kent.'
De vijf pijlers van Digitale Fitheid
Digitaal bewustzijn: de impact van de netwerk- en informatiesamenleving, waarin technologie een belangrijke rol speelt, is enorm. Digitaal bewustzijn gaat over wat dit van ons als mens en organisaties vraagt in houding en gedrag. En hoe we waar nodig anders moeten organiseren.
Digitale hygiëne: werknemers moeten, liefst op teamniveau, afspraken maken over welk digitaal werkgereedschap ze gebruiken, wanneer en hoe. Hoe ze hun digitale rommel opruimen, digitale oplichting kunnen voorkomen, het beste back-ups organiseren, enzovoort.
Digitale vaardigheden: naar schatting 90 procent van de computergebruikers moeten hun digitale vaardigheden bijspijkeren. Zo kunnen ze digitale stress besparen en honderden uren per jaar besparen.
Persoonlijk kennismanagement: met de nieuwste generaties digitaal gereedschap kunnen medewerkers hun kennis veel sneller ’vangen’ en beter delen met collega’s.
Persoonlijke groei met behulp van technologie: de meeste kenniswerkers willen zich blijven ontwikkelen, liefst een leven lang leren. Technologie kan daarbij goed helpen, en zo hun duurzame inzetbaarheid vergroten.
