Heeft iemand de overhead nog nodig? is een vervolg op het succesvolle Heeft iemand de overhead gezien? Deel één ging vooral over benchmarken van overhead op basis van onderzoek, nu prediken jullie feitelijk het einde van de overhead?
Dit boek borduurt voort. In deel 1 hebben we een benchmarkmodel gemaakt op basis van een tienjarig onderzoeks- en adviesprogramma onder 1500 organisaties. Zo kunnen organisaties zien hoe ze scoren op overhead tegenover een sectorgemiddelde. De waarde ervan is dat je dan inzicht krijgt in hoe je als organisatie in een sector presteert. Dat blijft belangrijk, maar heeft als beperking dat je vooral naar anderen kijkt. In dit boek willen we mensen aanzetten tot denken over hoe overhead er in pakweg 2031 uitziet. Onze stelling is dat we dan heel dicht tegen een overheadloze organisatie aanzitten. Een kleine kopgroep is daar nu al mee bezig, vooral in de zorgsector en in de zakelijke dienstverlening.
Zijn overheden, zorginstellingen, onderwijs de klassieke overheadslurpers?
De aanname dat er klassieke overheadslurpers zijn, blijkt niet te kloppen. De media hebben dat heel lang geroepen en je ziet dat onder druk die slecht bekend staande sectoren het helemaal niet zo slecht doen. Ziekenhuizen, basisonderwijs, jeugdzorg scoren juist heel laag op overhead. Ministeries inderdaad hoog, maar ik denk als we daar nu naar kijken dat ze -wederom onder maatschappelijke en economische druk - beter scoren. Het gaat wat overhead betreft vaak niet alleen om de aard van een sector waarin je zit of de schaal van een organisatie. Overhead wordt vooral bepaald door zaken als cultuur en historie; wie het breed heeft, laat het breed hangen. Het zijn veel meer de irrationale factoren die overhead bepalen dan rationele. Wat we in dit nieuwe boek stellen, is dat dankzij ICT-toepassingen veel overhead terug de lijn in kan. Het einde van het ‘ontzorgen’, van tweehonderd jaar arbeidsdeling, ingezet door Taylor en Adam Smith. Dankzij slimme ICT kan dat. Mensen doen hun eigen HR-zaken, tikken zelf hun briefjes of facturen. De Wet van Parkinson zegt dat als mensen taken erbij krijgen (overhead bijvoorbeeld) ze die taken ook doen in de tijd die beschikbaar is. Dat zien we ook in onderzoek. Ze vinden het misschien niet leuk, maar doen het wel gewoon. ICT maakt dat ook steeds makkelijker haalbaar. Gebleken is ook dat als je een extra secretaresse neemt, het werk van de manager niet efficiënter wordt.
Maar jullie zeggen ook: veel overheadtaken worden uitbesteed. Aan ZZP’ers, aan shared service centra, we sluiten kantoren en maken ontmoetingscentra…. Is dat niet gewoon een verschuiving van de overhead? Wat schiet ik er dan uiteindelijk mee op? Betalen moet je toch!
Per saldo wordt het veel goedkoper. Uit onze onderzoeken blijkt bijvoorbeeld dat als taken verschuiven van staf- naar lijnfuncties ze minder tijd kosten. Nu is een kwart van de medewerkers werkzaam in de overhead. Wij denken dat dat percentage naar pakweg zes procent kan. Natuurlijk, dat is afhankelijk van de sector waarin je actief bent. Een advocaat zal vanuit zijn traditie niet snel zelf briefjes gaan tikken, maar de trend is dat heel veel overhead gaat verdwijnen. Daarbij aangetekend: de overhead daalt, maar daar moet je dan wel stijgende ICT-kosten bij optellen. Dat bedrag is lastig te voorzien maar per saldo zal het goedkoper zijn om ICT overhead te laten doen.
Dat kost dus veel banen?
Minister Asscher stelde dat er 3,5 miljoen banen gaan verdwijnen omdat robots werk over gaan nemen. Ik vind dat een rare aanname. Er verdwijnen functies, maar er komen ook nieuwe bij. Van de uitvinding van het wiel zijn we ook niet minder geworden. Ik ben het dan ook eens met Ben Verwaayen die stelt dat we na moeten gaan denken over wat de introductie van ICT voor ons betekent. Ja, ICT zal grote gevolgen hebben voor overhead. Ja, er zullen minder mensen nodig zijn op finance en control, HR, secretariaten…. Maar we hadden ook typekamers en mensen die facturen in zaten te kloppen en niemand die het vreemd vindt dat die functies zijn verdwenen. Het is normaal dat arbeid verandert. Het is vooral de missie van dit boek om te constateren dat overhead kan en gaat verdwijnen, inclusief een oproep aan mensen in organisaties om na te gaan denken over de gevolgen ervan. Maar inderdaad, veel opleidingen moeten zich gaan beraden op de toekomst. Creativiteit zal steeds belangrijker worden.
Jullie roepen in het boek zelf de vraag op: blijven er nog klassieke organisaties over? Organisaties dus met veel kantoren, veel overhead en zelf de niet primaire processen blijven uitvoeren.
Ik denk wel dat die bedrijven zullen blijven bestaan, maar misschien is dat een gebrek aan mijn verbeeldingskracht. Uit onderzoek blijkt dat er heel veel verschil zit in overhead per sector. En er zullen altijd sectoren en bedrijven blijven waar het proces naar overheadloos veel langzamer gaat. De druk die op een sector ligt, bepaalt het tempo van verandering. Toen de reisorganisaties links en rechts werden ingehaald door internetaanbieders, moesten ze wel snijden in overhead. Notarissen moesten acteren toen de HEMA concurrerende activiteiten op hun terrein ging uitvoeren. Techniek biedt de mogelijkheid om met minder overhead toch concurrerend te zijn. Onze stelling is dat niet politiek of economie de toekomst bepaalt, maar techniek. Je kunt taxidienst Uber wel willen inperken als politiek, maar de kans is klein dat je slaagt. Als techniek het mogelijk maakt, gaat het op termijn toch gebeuren. Futuroloog Clarke tekende in de jaren zestig in zijn Space Odyssey al een ruimtereiziger met een tabletachtige computer in een tijd dan een computer nog een hele kamer besloeg. ICT maakt overhead overbodig, alleen het proces waarin dat zich ontwikkelt bij organisaties zal verschillend zijn.
