Lean Overheid (1e druk 2011)

Vanuit commerciële bedrijven worden regelmatig nieuwe managementfilosofieën ontwikkeld, die daarna door de overheid overgenomen worden. Dit is lang niet altijd succesvol omdat werken bij de overheid wezenlijk anders is dan in het bedrijfsleven. In 'Lean overheid' geven Paul Huhuenin, David Binnerts en Harrie van Gestel aan wat lean als nieuwe wijze van werken voor de overheid kan betekenen. De genoemde voorbeelden in het boekje zijn dan ook praktijkcases uit de overheid. Dit maakt het boekje zinvol om te beoordelen of het management lean wil inzetten in haar (overheids)organisatie. Maar wat is lean werken nu eigenlijk? Hierbij gaat het om een aantal verschillende uitgangspunten zoals klantgerichtheid, slimmere werkprocessen, efficiënter werken door elimineren van verspilling en continu samen leren en verbeteren. Bij lean staat het denken aan de lange termijnklantdoelstellingen centraal. Dit maakt dat organisaties die lean georganiseerd zijn crises kunnen doorstaan. Lean is ontwikkeld bij Toyota. Hoewel het een hele andere wereld dan de overheid, lijken de resultaten die daar gehaald moesten worden op de opgaven waar de overheid nu voor staat. Want deze werkwijze gaat verder dan de al bekende kwaliteitssystemen die vanuit bijvoorbeeld Japan komen. De huidige situatie waar forse bezuinigingen op de overheidsuitgaven zijn aangekondigd, dwingt managers in overheidsorganisaties te kijken naar nieuwe manieren van efficiënter werken waarbij op de lange termijn wel de doelen gehaald moeten worden. Hierbij mag lean niet ontbreken. De voorbeelden gaan over het anders inrichten van subsidieprocessen of het verlenen van vergunningen en andere veranderingen die leiden tot een andere, efficiëntere manier van werken. Er zal gewerkt gaan worden met een heel nieuw jargon, bijvoorbeeld MUDA. Dit houdt in dat verspilling uit processen gehaald moet worden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een vergunningenproces. Hiervoor staat een wettelijke termijn van drie maanden. Als je kijkt hoeveel tijd van die drie maanden een vergunning ligt te wachten, dan zit daar wel wat verspilling. Door het proces anders in te richten en niet aan tien vergunningen tegelijk te werken (een andere manier van verspillen volgens lean), kan de doorlooptijd en daarmee verspilling van tijd tegengegaan worden. Daar zal de klant, de burger, zeker tevreden van worden. De schrijvers waarschuwen er wel voor dat lean niet ingezet moet worden voor een paar quick wins; het is een filosofie voor de lange termijn. Alleen door deze in de (leer)processen te borgen levert het succes op de lange termijn op. In het boek staan deze uitgangspunten helder beschreven. Het is daarom een must voor iedere manager in overheidsland om te weten dat deze manier van organiseren hem of haar kan helpen de doelen zo goed en efficiënt mogelijk te realiseren.