Iedere leidinggevende, van teamleider tot CEO, kampt met gebrek aan tijd. De to-do-lijst is gewoon te lang. Plus de vaak onverhoedse verstoringen die zich in ieder operationeel proces voordoen. En die de kern van de leidinggevende taak vormen. Al die onverhoedse perikelen leiden gemakkelijk tot chaos. Een chaos waarin alle tijdschema’s in de soep lopen: extra vergaderingen, afzeggen van afspraken, cancellen van het dagje uit met de familie. Er ontstaat tijdgebrek en stress naar alle kanten. In grote en kleine mate is dit aan de orde van de dag. Ik heb geleerd om ‘te veel te doen in te weinig tijd’ te zien als een normaal kenmerk van management. Dat scheelt al. Dan is tijdgebrek eerder een neutraliteit dan een vijandigheid.
Toch is dit een te optimistische visie. Gebrek aan tijd roept allerlei innerlijke krachten op. Ik noem die voor het gemak onze draken. Dat zijn krachten die ons klein maken. Ieder mens heeft ze. Dus ook iedere manager. Denk aan: faalangst, trots, boosheid, controledwang en ga zo maar door. Worstelen met tijdgebrek maakt deze krachten wakker. De vergadering loopt uit en je komt als unitmanager in de greep van je verontwaardiging. Want ja, ‘het loopt altijd uit, daar gaan we weer’.
Zo bouwt tijdstress zich op. Er is altijd een feitelijk gebrek aan tijd en dat verbindt zich met allerlei innerlijke gevoelens en gedachten. Tijdgebrek wordt een soort permanente kramp: je hebt er al last van voorafgaand aan een activiteit, tijdens die activiteit en ook nog eens erna.
Het omkeren van de tijd
Management is een vak. En omgaan met tijd zou dus een aan te leren vakbekwaamheid kunnen worden. Daar pleit ik voor. De sleutel ligt in het omkeren van je relatie met tijd. In het geval van tijdstress zijn jijzelf en de tijd tegenstanders. Tijd is een externe gegevenheid waar je mee moet dealen en worstelen. Dat hoeft niet. Het kan ook andersom. Je kunt leren jezelf tot eigenaar te maken van de tijd. Een intrigerend vermogen dat wij mensen hebben.
Want naast het beperkende bewustzijn van onze innerlijke draken, hebben wij ook het verruimende bewustzijn van ons talent. Ik noem dat zelfbewustzijn. We kunnen de intuïtieve kracht van ons talent loslaten op de bedoeling van een activiteit en ook loslaten op de tijd die wij eraan geven. Onze ik ‘geeft’ de tijd.
Een voorbeeld dat ik in werkelijkheid heb meegemaakt: de directie van een Nederlandse dochter krijgt per mail (!) opdracht van het Duitse moederbedrijf om per direct 2% kostenbesparing te realiseren over de volle breedte van alle kpi’s. De CEO van de Nederlandse dochter kan twee dingen doen: of een wat paniekerig en versnipperd proces starten met instructies, bila’s en MT meetings. Of hij kan zich even terugtrekken in zichzelf. Even 10 minuten naar buiten kijken. En zijn talent (de verhelderaar) loslaten op deze kwestie. Daaruit rolde deze oplossing: het MT gaat de komende week 1 dag buiten de deur in conclaaf en realiseert in die dag de gevraagde besparing. Niet door 2% te stofkammen, maar door creatief te bezuinigen.
Tijdbekwaamheid
Het is maar een voorbeeld. Het principe van omkeren en zelf eigenaar worden van je tijd vindt zijn toepassing op alle levensgebieden. Kees Gabriëls en ik hebben met Handboek voor Tijd een handreiking gemaakt waarin een aantal veel voorkomende gebieden worden besproken: periodetijd, ontmoetingstijd, besluittijd, leertijd, projecttijd, geniettijd, tijd in de dag. Ons Handboek voor Tijd is bedoeld als aanzet. De tijd tot je vriend maken vraagt oefening. Oefening baart kunst. Ik wens iedere manager toe dat hij of zij een tijdkunstenaar wordt.
Jan de Dreu (1949) is bedrijfskundige en leidde ruim 20 jaar de Pulsar Academie, een opleiding tot veranderkundige voor professionals. Hij is een van de auteurs van Handboek voor Tijd.
