Dat ‘brein’ is een workflow op basis van een voortdurende conversatie die bestaat uit ongestructureerde en onaangekondigde elektronische berichten. Dit zorgt ervoor dat we voortdurend moeten schakelen tussen twee contexten, wat desastreus is voor ons concentratievermogen. Bovendien voelen we ons gedwongen om continu 'aan' te staan, omdat we denken dat we in sociaal opzicht falen als we een bericht níet direct beantwoorden.
Omdat constante communicatie het fundament vormt onder onze werkactiviteiten hebben lapmiddelen als e-mailloze vrijdagen geen nut. Om de productiviteit en het welzijn van kenniswerkers te verhogen moet het hyperactieve collectieve brein structureel worden aangepakt, en vervangen door een nieuwe workflow die interrupties en communicatie-overload tot een minimum beperkt.
Dit is alleen mogelijk als managers de autonomie van hun mensen tot op zekere hoogte beknotten. Kenniswerkers hebben weliswaar vrijheid nodig bij de uitvoering van hun taken, maar als het gaat om het identificeren, definiëren en toewijzen van dat werk zijn ze juist gebaat bij een duidelijk en vast stramien.
Het opstellen van regels om de werkomgeving op een optimale manier te coördineren veroorzaakt op de korte termijn extra complexiteit, omdat kenniswerkers niet meer automatisch kunnen terugvallen op het altijd zoemende hyperactieve collectieve brein. Maar op de lange termijn leidt het tot significant betere prestaties, omdat de cognitieve winst van ongestoord werken het ongemak van een iets ingewikkelder systeem ruimschoots compenseert.
Een nieuwe workflow moet tenslotte ook zo zijn ontworpen dat kenniswerkers zich volledig kunnen richten op de specialismes waarvoor ze zijn aangenomen. Dat betekent dat ze hun administratieve zaken, die ze sinds de komst van e-mail zelf zijn gaan regelen, weer moeten uitbesteden aan een ondersteunende afdeling.
Over Pierre Pieterse
Pierre Pieterse was tot februari 2022 hoofdredacteur van Managementboek Magazine.
